Gestão Visual na prática

Tempo de leitura: 6 minutos

Gestão visual ou Visual Management, em inglês, é uma das principais estratégias de gestão lean utilizadas para promover o engajamento e o compartilhamento de informações entre as pessoas interessadas. Antes de falar sobre os benefícios e como funciona a gestão visual na prática, quero falar um pouco sobre os problemas ou disfunções geradas em uma equipe que não trabalha com gestão visual.

Problemas da gestão tradicional não visual

Não utilizar gestão visual gera um problema de base que estimula a utilização do sistema empurrado, extremamente nocivo para as organizações. No sistema empurrado, as informações relacionadas a metas, progresso, objetivos específicos e detalhes do produto sendo desenvolvido não estão abertamente disponíveis. Consequentemente, as pessoas tomam decisões com base em informações geralmente flácidas e incompletas, gerando um risco muito grande para o negócio. Como tentativa de melhorar, criam cargos e dão responsabilidades específicas a pessoas que chamam de “gerentes”. Tais gerentes tornam-se o meio de campo entre as partes, muitas vezes atuando exclusivamente como “delegators” sem compromisso, interesse real e presença de líder. Tais gerentes tornam-se controladores de tudo o que é feito. As pessoas perdem a proatividade e só fazem aquilo que “empurram pra elas”.

Como forma de tentar minimizar o problema relativo a falta de informações e especialmente o problema de visibilidade de progresso, as pessoas usam uma ferramenta que eu particularmente abomino, o famoso Status Report. O Status Report é péssimo pois não promove a colaboração e a comunicação entre as pessoas que detém a informação e as que realmente precisam dela. Outro detalhe é que todas as informações contidas ali são “made up” e podem ser facilmente manipuladas para mudar a percepção sobre o andamento do projeto. Eu mesmo já vi gerentes pedirem aos seus subordinados para tirar o número vermelho do Status Report para que seus diretores não vissem o problema.

Pois bem, quando se usa gestão visual e todos estão presentes (mesmo que remotamente) e participativos, não tem como burlar o sistema. Se não há progresso, isso fica estampado no fluxo visual e as pessoas são obrigadas a trabalhar a causa raiz do problema e melhorar o sistema efetivamente. Independente se você está usando um sistema de entregas iterativo como o Scrum ou um de fluxo contínuo como o Kanban, a gestão visual é imprescindível.

Benefícios da Gestão Visual

• Dentre os principais benefícios da gestão visual podemos destacar:
• Disponibilidade em tempo real e sempre atualizada de informações relativas ao fluxo;
• Melhor colaboração, engajamento e comunicação, não só da equipe mas também dos stakeholders;
• Oportunidade para promover a melhoria contínua;
• Promove o sistema puxado de produção, que por sua vez estimula responsabilidade distribuída e foco no objetivo;
• Maior produtividade (vazão do fluxo) e melhor qualidade devido a políticas explícitas.

Exemplos de Gestão Visual

Abaixo coloquei alguns exemplos de alguns artefatos que já criamos para promover a gestão visual nas empresas e projetos com quem trabalhamos.

Em alguns desses kanban, obtivemos uma velocidade nominal que chegou a ser 6 vezes maior do que a velocidade anterior ao uso da gestão visual. O poder dessa ferramenta não está só na visibilidade em si, mas muito nas técnicas de gestão de fluxo oriundas do kanban e scrum, ou da junção dos dois, que permitem uma melhora significativa na gestão do fluxo.

Tutorial de 5 passos para usar a gestão visual na prática

1. Mapeamento de Fluxo: realizar o mapeamento de fluxo considerando o estado atual. Para isso você pode utilizar a Ferramenta de Mapeamento de Fluxo de Valor (Value Stream Mapping). Você precisa identificar o Coeficiente de Eficiência Operacional (COE), que reflete o percentual do seu processo produtivo consumido por demandas por falha ou processos burocráticos que não agregam valor ao cliente. Assista o vídeo “Como produzir 4 vezes mais” e os vídeos sobre desperdícios no nosso canal do youtube para entender como fazer isso.
2. Mapear as classes de serviço para qualificar o trabalho sendo processado. Eventualmente você pode optar por não fazer isso logo de cara para aprender mais sobre o sistema através de sua execução.
3. Estampar o fluxo na parede e fomentar a disciplina na utilização do mesmo para gerir o trabalho. Realizar reuniões diárias em torno do dashboard e fomentar a comunicação sobre o que está sendo feito.
4. Limitar o WIP (Work in Progress) a quantidade de items em progresso e o tamanho dos itens em progresso. O objetivo aqui é entregar mais rápido, aumentar o foco e a vazão de valor.
5. Medir e aprender. A principal métrica de um sistema lean de produção puxada é o throughput (vazão). A mesma pode ser medida de forma tão simples como identificar a quantidade de itens que são vazados no sistema por hora. Todavia essa tarefa pode tornar-se mais complexa devido ao tamanho e diferença de complexidade dos itens. Para isso eventualmente será necessário utilizar outras técnicas de mensuração, como a combinação do uso de classes de serviço com a coleta de métricas como o LeadTime (tempo total decorrido entre a entrada e a saída do item no sistema), e o CycleTime (tempo total decorrido desde que se começou a trabalhar no item até que se finalizou o trabalho).

Gestão Visual Física (dashboard na parede) vs Gestão Visual Remota (ferramenta eletrônica)

Eu sempre vou preferir a gestão visual física até que inventem algo que seja tão bom e prazeroso como parar na frente de um board, bater no ombro do colega, puxar um post it na mão e, apontando-o pra ele, dizer: o que você acha de pegarmos essa atividade prioritária agora? As cores vibrantes dos post its ou as fitas que separam as sessões, ou mesmo do fundo do board causam um efeito sem igual na colaboração entre as pessoas. Todavia, em casos em que a equipe está distribuída fazendo trabalho remoto, o que é uma tendência hoje, a gestão eletrônica se faz necessária. Nestes casos, caso haja partes da equipe dispostas em sites distintos, minha recomendação é que haja uma grande TV ou projetor com o board e os gráficos de progresso como burnup chart ou o gráfico de fluxo cumulativo, como os mostrados nas fotos acima.

Se você gostou, compartilhe, deixe seus comentários e inscreva-se no canal e no Blog!